Adatkezelési tájékoztató
Jelen dokumentum célja Ügyfeleink tájékoztatása arról, hogyan kezeljük személyes adatait weboldalaink felkeresése során.
Amennyiben működésünk során a személyes adatok kezelését érintő változás történik, azt jelen tájékoztató módosításával, az érvénybe lépés dátumával ellátva tesszük közzé.
I. Alapvető fogalmak
Személyes adat
Bármely meghatározott, azonosított vagy azonosítható természetes személlyel (érintett) kapcsolatba hozható adat és az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés.
Adatkezelés
Az alkalmazott eljárástól függetlenül az adatokon végzett bármely művelet, például az adatok gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, stb..
Adatkezelő
Az a személy vagy szervezet, aki/amely az adatok kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja.
Személyes adatok kezelésében érintett fél
Bármely meghatározott személyes adat alapján azonosított vagy azonosítható természetes személy.
Jelen dokumentum keretein belül az a természetes személy, aki cégünkkel bármilyen formában kapcsolatba lép, szolgáltatásainkat igénybe veszi és ennek során személyes adatait kezeljük, továbbiakban: Érintett vagy Ügyfél.
Önkéntes adatszolgáltatás
Az adatszolgáltatás önkéntes, ha azt adott tevékenység kapcsán jogszabály nem írja elő.
Felhívjuk kedves Ügyfeleink figyelmét, hogy bizonyos szolgáltatásainkhoz kérhetjük legalább az alapvető kapcsolattartási adatokat.
Amennyiben ezeket az adatokat nem adja meg számunkra, nem tudjuk az adott szolgáltatást biztosítani!
(Pl. rendelések felvétele és teljesítése, árajánlatok készítése, szerviz szolgáltatások nyújtása stb.)
Kötelező adatszolgáltatás
Az adatszolgáltatás akkor kötelező, ha azt adott tevékenység kapcsán jogszabály írja elő.
(Pl. számlák, szerződések kötelező adattartalma.)
Adatkezelés jogalapjai
- Jogszabályi kötelezettség
Egyes tevékenységekhez kötődő adatkezelés során jogszabályok határozzák meg az adatkezelés módját, idejét, kezelendő adatok körét.
(Pl. számlák, szerződések adattartalma, iratok megőrzési ideje stb.) - Ügyfél hozzájárulása
Személyes adatait kezelhetjük, ha Ügyfelünk hozzájárulását adta vagy kifejezetten kéri az adott cél érdekében történő adatkezelést. - Szerződés (megrendelés, szolgáltatás) teljesítése
Az igényelt szolgáltatás nyújtásához, megrendelés teljesítéséhez szükséges a másik fél (Ügyfél) azonosítása, a kapcsolat fenntartása; ennek érdekében személyes adatok kezelésére lehet szükség. Az ügyfél-szolgáltató viszony fennállása, a szerződéskötési szándék alapján jogszerű a személyes adatok kezelése.
További fogalmak, azok magyarázata, értelmezése
Javasoljuk a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) oldalán elérhető adatvédelmi szótár megtekintését:
https://www.naih.hu/adatvedelmi-szotar.html
II. Adatkezelő
megnevezés: KÖVIMET Mérnöki Tervező és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság (továbbiakban: „adatkezelő” vagy cégünk)
székhely: 5600 Békéscsaba, Szabadság tér 8. I./2.
adószám: 24648402-2-04
cégjegyzékszám: 04 09 012555
weboldal: www.kovimet.hu
e-mail: info@kovimet.hu
telefon: +36 66 456 839
Adatvédelmi tisztviselő elérhetősége
Nincs kinevezett adatvédelmi tisztviselőnk.
(Jelen tevékenységeink mellett nem kötelező a kinevezése.)
Az adatokhoz való hozzáférés
A személyes adatokhoz elsősorban cégünk munkatársai férnek hozzá.
Működésünk jellegéből adódóan az egyes munkakörök, feladatok nem különíthetőek el teljesen egymástól, a hatékony munkavégzés érdekében szükséges, hogy minden munkatársunk hozzáférjen az alapvető Ügyfél adatokhoz, mint pl.: név, cím, telefonszám, e-mail cím.
III. Adatkezelés célja
Cégünk elsősorban kereskedelmi tevékenységet végez, valamint informatikai szolgáltatásokat nyújt. Minden adatkezelés ezen tevékenységeink biztosítása érdekében történik.
Kimondottan gyermekek részére szolgáltatást nem nyújtunk; amennyiben az Ügyfél által megrendelt szolgáltatás során mégis 16 év alatti gyermekek személyes adatainak kezelésére van szükség (pl. diákoknak szóló akciók esetén) azt csak szülői hozzájárulással tehetjük meg.
Attól függően, hogy milyen módon lép velünk kapcsolatba, illetve milyen szolgáltatást vesz igénybe, a következőkben részletezett módon és okokból kezeljük adatait.
IV. Adatkezelés módjai
1. Szerverünk tárhelyén, digitális formában tárolt adatok
Amikor Ügyfelünk saját célból vagy egy szervezet képviseletében írásbeli ajánlatot kér tőlünk, esetleg valamely szolgáltatás nyújtására megállapodást, szerződést kötünk, a kapcsolódó dokumentumokat (ajánlatkérés, árajánlat, megrendelés, szerződés, megállapodás stb.) szerverünk tárhelyén digitális formában tárolhatjuk.
Kezelt adatok:
- Név, cím, telefonszám, e-mail cím.
Adatkezelés időtartama:
- árajánlat és kapcsolódó dokumentumok: 3 év.
(Ha számlázás, teljesítés is történik, a dokumentumokat papír alapon is kezeljük IV/3. pontban leírtak szerint).
Jogalap:
- Ügyfél hozzájárulása, megrendelés, szerződés teljesítése.
(Hivatkozás: VIII. fejezet 8. pont)
3. Irattárunkban, papíron tárolt adatok (iratok)
Papír alapon akkor tárolunk személyes adatokat, ha az célszerű vagy szükséges egy folyamatban lévő vagy már lezárt ügymenet nyomon követéséhez, utólagos ellenőrizhetőségéhez, igazolásához, vagy ha ezt jogszabály írja elő.
Papír alapú dokumentumok lehetnek pl. a számlák, árajánlatkérések, árajánlatok, szerződések, továbbiakban: iratok.
Mivel a legtöbb irat szorosan kapcsolódik számlákhoz, ezeket a számlákkal együtt (a számlákra vonatkozó előírások szerint) kezeljük és őrizzük meg.
Kezelt adatok:
- Név, cím, telefonszám, e-mail cím.
Adatkezelés időtartama:
- a kiállítás évétől számított 8 év.
Jogalap:
- jogszabályi kötelezettség.
(Hivatkozás: VIII. fejezet 1+3+5. pont)
4. Elektronikus levelezési rendszerünkben, digitális formában tárolt adatok
Amennyiben Ügyfelünk e-mailben keres meg minket, vagy kérésére mi küldünk e-mailben információkat, levelező rendszerünk tárolja a beérkező és kimenő leveleket. Látni fogjuk Ügyfelünk e-mail címét és postafiókjához rendelt nevét, valamint az elküldött egyéb adatokat.
Ügyfelünk e-mail címét hozzájárulása nélkül levelezési lista készítéshez nem használjuk fel, kéretlen ajánlatot nem küldünk, harmadik félnek nem továbbítjuk.
Kezelt adatok:
- Név, e-mail cím, telefonszám.
Adatkezelés időtartama:
- 1év.
Jogalap:
- Ügyfél hozzájárulása, megrendelés, szerződés teljesítése.
(Hivatkozás: VIII. fejezet 8. pont)
5. Weboldalaink által használt sütik
A sütik (cookie-k) a weboldalak által létrehozott olyan fájlok, amelynek segítségével az oldalak a látogató készülékén információt tárolhatnak. A weboldalak így képesek megjegyezni személyes adatokat és beállításokat (pl. bejelentkezési adatok, meglátogatott oldalak, webshop funkciók esetén a vásárló és megrendelésének adatai, kosár tartalma, egyéb kitöltött űrlapi adatok stb.)
Weboldalaink által telepített sütik az alábbi megnevezések alatt csoportosítva találhatók meg számítógépén:
- https://www.kovimet.hu
(Főoldalunk megtekintéséhez, oldalainkon történő navigáláshoz szükséges.)
i sütik oldalaink működéséhez szükségesek.
Amennyiben Ügyfelünk NEM engedélyezi a sütik használatát, letilthatja, korlátozhatja, törölheti azokat böngészője segítségével.
Felhívjuk figyelmét, hogy amennyiben böngészőjében letiltja a sütik fogadását, weboldalaink bizonyos funkciói, szolgáltatásai csak korlátozottan vagy egyáltalán nem lesznek elérhetőek!
Az elterjedtebb böngészők sütikezelési beállításairól a következő weboldal hivatkozásokat felkeresve talál részletesebb információkat.
6. Weboldal: regisztráció, hírlevél
Weboldalunkon jelenleg magánszemély részére nincs lehetőség sem regisztrációra, sem hírlevélre feliratkozásra, így ilyen céllal adatokat nem kezelünk.
V. Adatok továbbítása, adatfeldolgozó igénybevétele
1. Az adatkezelés helye
Ügyviteli rendszerünket, weboldalunkat, levelező rendszerünket kiszolgáló eszközeinket cégünk székhelyén üzemeltetjük; az Ön személyes adatainak kezelése alapvetően itt történik a következőkben felsorolt esetek kivételével.
2. Adatfeldolgozó igénybevétele
Cégünk könyvelési feladatainak ellátására könyvelési szolgáltatót bízunk meg. A szolgáltató által feldolgozásra kerülnek a könyvelési feladatokhoz kapcsolódó iratok, dokumentumok, melyek tartalmazhatják Ügyfelünk személyes adatait is (pl. számlák, szerződések).
3. Egyéb hatósági eljárások
Egyes hatósági eljárások során az eljáró hatóság kérheti olyan iratok, dokumentumok rendelkezésre bocsátását, melyek Ügyfelünk személyes adatait is tartalmazhatják.
4. Adattovábbítás harmadik országba
Ügyfelünk személyes adatait az Európai Gazdasági Térség államain kívüli harmadik országba vagy nemzetközi szervezethez a beleegyezése nélkül nem továbbítjuk.
VI. Az Ön jogai a személyes adatai kezelésével kapcsolatban
1. Adatokhoz való hozzáférés joga
Ügyfelünk jogosult arra, hogy visszajelzést kapjon tőlünk arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a VIII. fejezet 8. pontban megnevezett (GDPR) rendeletben felsorolt információkhoz hozzáférést kapjon.
Amennyiben Ügyfelünk igazolja az adatokhoz való hozzáférési jogosultságát (személyazonosságát) a vonatkozó személyes adatok másolatát rendelkezésére bocsátjuk.
A másolat készítése első alkalommal ingyenes, a további másolatokért az adminisztratív költségeinken alapuló, ésszerű mértékű díjat számíthatunk fel. Ha elektronikus úton nyújtott be kérelmet, az információkat széles körben használt elektronikus formátumban kell rendelkezésére bocsátanunk (pl. PDF vagy Word dokumentum) kivéve, ha Ügyfelünk másként kéri.
2. Helyesbítéshez való jog
Ügyfelünk jogosult arra, hogy kérésére helyesbítsük vagy kiegészítsük a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat.
3. A törléshez való jog
Ügyfelünk jogosult arra, hogy kérésére indokolatlan késedelem nélkül töröljük a rá vonatkozó személyes adatokat, az adatkezelő pedig köteles az adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölni, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:
- a személyes adatokra a megadott célból már nincs szükség,
- Ügyfelünk visszavonja hozzájárulását és más jogalapja nincs az adatkezelésnek,
- a személyes adatokat jogellenesen kezeltük.
A személyes adatokat nem töröljük, ha:
- azokra folyamatban lévő ügymenethez, annak lezárásáig szükség van,
- ha azok megőrzésére jogszabályi kötelezettségünk van,
- jogi igények érvényesítéséhez szükséges.
4. Az adatkezelés korlátozásához való jog
Ügyfelünk jogosult arra, hogy kérésére korlátozzuk az adatkezelést, ha:
- vitatja az adatok pontosságát,
- az adatkezelés jogellenes, de nem kéri azok törlését,
- cégünknek már nincs szüksége az adatokra, de Ügyfelünk igényli azok kezelését jogi igények érvényesítéséhez,
- tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy cégünk jogos indokai elsőbbséget élveznek Ügyfelünk jogos indokaival szemben.
A korlátozott adatokat tárolhatjuk, de csak Ügyfelünk hozzájárulásával vagy jogi igények érvényesítéséhez használhatjuk fel.
5. Adathordozhatósághoz való jog
Automatizált módon történő adatkezelés esetén Ügyfelünk jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általunk kezelt személyes adatokat széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, és másik adatkezelőnek továbbítsa, ha az adatok cégünk által történő kezelése az Ügyfél hozzájárulása alapján történik vagy olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, melyben Ügyfelünk az egyik fél.
Az adatok hordozhatóságához való jog gyakorlása során Ügyfelünk jogosult arra, hogy – ha ez technikailag megvalósítható – kérje a személyes adatok adatkezelők közötti közvetlen továbbítását.
6. Tiltakozáshoz való jog
Ügyfelünk saját helyzetével kapcsolatos okokból jogosult arra, hogy bármikor tiltakozzon személyes adatainak kezelése ellen, amennyiben azt jogos érdek alapján vagy közvetlen üzletszerzés céljából kezeljük (ideértve a profilalkotást is).
Tiltakozás esetén a személyes adatok nem kezelhetők tovább, kivéve, ha bizonyítjuk, hogy az adatkezelést olyan jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek Ügyfelünk érdekeivel, jogaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez kapcsolódnak.
A tiltakozást a lehető legrövidebb időn belül, de legfeljebb 15 napon belül megvizsgáljuk és arról Ügyfelünket tájákoztatjuk.
VII. Panasztétel
Amennyiben személyes adatai kezelése során Önt sérelem éri és az Adatkezelővel azt nem sikerül tisztázni, a következő hatóságnál tehet panaszt.
Név: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Székhely: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C.
Levelezési cím: 1530 Budapest, Pf.: 5.
Telefon: +36-1-391-1400
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Honlap: http://www.naih.hu
VIII. Törvényi hivatkozások, rendeletek
Adatkezelési eljárásainkat a következő jogszabályok figyelembe vételével alakítottuk ki.
1.) 2000. évi C. törvény a számvitelről.
- 169. § 2-3. pont: „A bizonylatok megőrzése”
2.) 2001. évi CVIII. törvény az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről.
3.) 2003. évi XCII. törvény az adózás rendjéről
- 178. §/14. pont: irat definíciója
4.) 2005. évi CXXXIII. törvény a személy- és vagyonvédelmi, valamint a magánnyomozói tevékenység szabályairól
- 31. § 1-2. pont: elektronikus megfigyelő rendszerek használata
5.) 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról
- 169.§: számla adattartalma
- 170.§: számlával egy tekintet alá eső okirat minimális adattartalma
6.) 2010/2009. (IX.29.) Korm. rendelt a kereskedelmi tevékenységek végzésének feltételeiről
- A forgalmazást és kiszolgálást érintő rendelkezések: 25.§: vásárlók könyve
7.) 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról (Info törvény)
8.) Az Európai Parlament És Tanács 2016/679 rendelete (GDPR)
- II. fejezet, 6. cikk: Az adatkezelés jogszerűsége: 1. a-b pont
- III. fejezet: Az érintett jogai
9.) 23/2014. NGM rendelet a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről
Érvényes: 2018. május 25-től.
